來到了第七天。老樣子，先講推薦的速解，如果你很急著用，這些 Add-On 可以幫上忙，第一是 Form to Calendar 但它十個 event 後就要收費； 第二是 Form Scheduler 有七天內要回應的限制。自己寫的好處是，如果你一天突然要客製化，那這篇文章應該幫的上忙。對於想知道怎麼做的人，讓我們開始吧！

先來個小測驗

答案會在今天的文章中！

今天的目標

電腦還不普及時，會到市立圖書館借電腦，那時需要用圖書證到櫃台，詢問哪個時段可以使用，然後就可以用個三十分鐘；又或是之前在做會議室的簡單借用時，老闆就問說能不能讓行事曆分開，不然這樣看得很累。所以今天的關鍵問題是...

1. 如何將 Google 表單的結果同步在多個行事曆（Google Calendar）上？
2. 如何即時將表單的結果同步到行事曆上？

特別提醒，這邊的「客製化」Email，因為會限定是要 Google 產品，一般人會是 Gmail，或是企業與組織的 Google Workspace（簡單來說你的學校、組織的基本上是用 Google Drive 傳檔案的話，基本上就是）。那我們就開始吧！

如何將 Google 表單的結果同步在多個行事曆（Google Calendar）上？

前三步跟 D6 差不多，會調整程式碼，但借用一下影片。

Step 1 開啟 Google 表單，並從回應的連結中串起 GAS

一樣開啟一個表單，並串回應與GAS。

一樣執行時會有「需要驗證」出現，讓我借用一下 D2 的影片。

Step 2 搜集回應並讀取資料

假設我們表單搜集到這樣的回應。

這個步驟也跟 D6 差不多，所以直接借用程式碼。

function readData() {
  let sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  let range = sheet.getRange(2,2,2,5);
  let display_data =  range.getDisplayValues();
  Logger.log(display_data);
  return data
}

讀起來的樣子，讀起來沒問題。

Step 3 將讀取的資料寫成 Google Calendar 要的格式

這步也跟 D6 很像，主要是做資料的轉換，這次我們先將要處理的時間用 Google Sheet 搞定。

同時調整 Step 2 的程式把，把 let range = sheet.getRange(2,2,2,5); 換成 let range = sheet.getRange(2,2,2,7); 。因為我們多抓了兩欄，也因為我直接把資料處理在 Google Sheet 上搞定，所以不用再 getDisplayValues，更改過後會長這樣。

function readData() {
  let sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  let range = sheet.getRange(2,2,2,7);
  let data =  range.getValues()
  return data
}

好，來看看能不能運作。

接著我們一樣來檢查要給 Calendar 的資料。因為比較複雜的 Date Object 已經讓 Google Sheet 搞定，這邊我們就可以簡化程式碼成...

function setUpCalendar() {
  let data = readData();
  for (let i = 0; i < data.length; i++) {
    let request = data[i];

    let user = request[0];
    let meeting_room = request[1];
    let title = user + '_Meeting_Room_' + meeting_room;
    let start_time = request[5];
    let end_time = request[6];
    Logger.log(title + '\n' + start_time + '\n' + end_time);
  }
}

一樣試跑看看能不能運作。

看起來可以！好，上面三步驟跟 D6 差不多，就比較快速帶過。接著會是今天的重點，開啟並設置不同的 Calendar。

Step 4 先建立好要用的 Google Calendar 並取得其 ID

首先，如果你還沒有固定給「會議室」的日曆的話，就先建立日曆。

建立好後，可以在「設定」這邊取得日曆的 ID。

接著，將兩個 ID 輸入到 GAS 的 environment.gs 當中。下面這段錄影片當時寫太快了，這邊我們用為全域變數，用 var 比較合適。

var room_A_ID = "icqs6thnruqt1fvfrqhel7glns@group.calendar.google.com"
var room_B_ID = "rnd3j7e3end2kjc60eo9ncpens@group.calendar.google.com"

然後在昨日基礎的程式碼上加上「分派給會議室 ID」的部分，就完成了。這邊簡單的寫，如果當會議室很多時，可以考慮另外用一個 Mapping 會議室 和 Calendar ID 的試算表。

function setUpCalendar() {
  let data = readData();
  for (let i = 0; i < data.length; i++) {
    let request = data[i];

    let user = request[0];
    let meeting_room = request[1];
    let title = user + '_Meeting_Room_' + meeting_room;
    let start_time = request[5];
    let end_time = request[6];

    let calendar_id;
    if (meeting_room=="A"){
      calendar_id = room_A_ID;
    } else if (meeting_room=="B"){
      calendar_id = room_B_ID;
    }
    let cal = CalendarApp.getCalendarById(calendar_id);
    let event = cal.createEvent(title, start_time, end_time);

    Logger.log('Create Calendar of '+ meeting_room +' \n'+ title + '\n' + start_time + '\n' + end_time);
  }
}

完整起來長這樣。

以上就完成了我們的 Q1。但我們實際使用上，更想看到的是一但有人填寫了表單，就更新到行事曆上，這個要怎麼做到？讓我們來看看 Q2。

Q2. 如何即時將表單的結果同步到行事曆上？

前面四個 Step 跟 Q1 一樣，這邊主要說明「要加上的部分」，也就是 Step 4 。

Step 4 使用 onEdit Trigger 來自動更新你的表單

onEdit(e) 是一個 Trigger，每當有人更新表單時，這個 Trigger 就會啟動。我們透過一段簡單的程式碼來看它的功能，以下這段程式碼是會跳出說，工作表中剛更動的數值。

function onEdit(e) {
  // Set a comment on the edited cell to indicate when it was changed.
  var range = e.range;
  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast(range.getValues());
}

實際用起來，會長這樣——

瞭解其基本功能後，我們來看要怎麼樣「結合」起我們 Q1 的部分。

Step 4-1 先把預處理的「公式」套用到整個表單

還記得 Step 2 我們有先對「時間」與「日期」做處理嗎？這邊我們要先設定說它的處理是會延續下去的。其實就是很單純的讓公式套用而已——

Step 4-2 讓新增的資料自動執行

那接下來，就是將 onEdit() 和 setUpCalendar 進行整合。先給一個最簡單的整合方式，把兩個程式碼合併，這個合併需要一些調整。像是拿掉 setUpCalendar 第一段並加上個可傳入的變數。同時，請將 onEdit() 轉為其他「非預設」的 function Name（onOpen() 也是預設）。簡單來說是改名，主要原因是因為待會我們要用系統的 Trigger。如果用 onEdit(e) 會出現些 BUG（底了很久ＱＱ）。我改成autoUpdate，並直接寫死說我要取最新更新的那列（e.range / range.getRow()）的七個欄（let data = ...）。

function setUpCalendar(data) {
  // let data = readData();
  ...
  
}

function autoUpdate(e) {
  // Set a comment on the edited cell to indicate when it was changed.
  let range = e.range;
  let new_row = range.getRow();
  let data = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(new_row,2,1,7).getValues();
  setUpCalendar(data)
}

好，接著我們來設定 Trigger，這邊因為是示範，所以我是直接貼上一筆新的資料，如果是實際在使用表單，條件請改成「表單送出時」（要先確認表單有連接到 Google Sheet 喔，請看 Step 1）

好，設定完後我們來看看功能是不是有運作。

看起來有，恭喜！完成了自動設定表單囉！再讓我們看看今天的全部程式碼——

function readData() {
  let sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  let range = sheet.getRange(2,2,2,7);
  let data =  range.getValues()
  return data
}

function setUpCalendar(data) {
  for (let i = 0; i < data.length; i++) {
    let request = data[i];

    let user = request[0];
    let meeting_room = request[1];
    let title = user + '_Meeting_Room_' + meeting_room;
    let start_time = request[5];
    let end_time = request[6];

    let calendar_id;
    if (meeting_room=="A"){
      calendar_id = room_A_ID;
    } else if (meeting_room=="B"){
      calendar_id = room_B_ID;
    }
    let cal =CalendarApp.getCalendarById(calendar_id)
    let event = cal.createEvent(title, start_time, end_time);

    Logger.log('Create Calendar of '+ meeting_room +' \n'+ title + '\n' + start_time + '\n' + end_time);
  }
}


function autoUpdate(e) {
  // Set a comment on the edited cell to indicate when it was changed.
  let range = e.range;
  let new_row = range.getRow();
  let data = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(new_row,2,1,7).getValues();
  setUpCalendar(data)
}

一樣提醒，行事曆有 Quota 限制。好，那今天就是我們的 D7，明天 D8 會繼續介紹結合如何將 Google Calendar 上的事件與更新全部列出到 Google Sheet 上。如果有疑問可以到 Facebook Group，想開很久這次鐵人賽才真的開起來哈哈哈，歡迎來當 Founding Member。如果不想錯過可以訂閱按讚小鈴鐺（？），也歡迎留言跟我說你還想知道什麼做法/主題。我們明天見。